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LIBROS OFICIALES: CUMPLIMIENTO NORMATIVO

Con el objetivo de cumplir con las obligaciones societarias, recordad  que el 16 de febrero de 2015 se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) la instrucción, de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, en adelante la “Instrucción”.

Por ello, durante los primeros cuatro primeros meses del año, de enero a abril, se habilita el plazo para presentar los libros obligatorios en formato electrónico y por vía telemática, para todos los sujetos obligados. Asimismo, cuando, por problemas técnicos, no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente, se permite la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con los requisitos que establece la Instrucción.

Recordamos que la normativa vigente (Código de Comercio y leyes especiales) establece la obligatoriedad  para la tipología de sociedad de responsabilidad limitada que normalmente las startups utilizan para su desarrollo los siguientes libros:

  1. Libro Diario
  2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
  3. Libro de Actas de Juntas Generales, Especiales y demás órganos colegiados de la sociedad. En concreto, el Libro de Actas de los Consejos de Administración.
  4. Libro Registro de Socios (sociedades de responsabilidad limitada).

Por todo lo anteriormente expuesto, debería hacerse un análisis del estado en que se encuentran los libros oficiales, a efectos de su legalización y de establecer el protocolo de actuación para cumplir con esta obligación telemática. Respecto a la legalización del Libro de Actas, os recordamos que deberán legalizarse las actas debidamente firmadas por todos los socios asistentes a la Junta.

Esto implica que, como máximo, el 30 de marzo de 2017:

  1. Se tiene que tener la contabilidad de 2017 cerrada, revisada.
  2. Se debe haber incorporado a la contabilidad la previsión del Impuesto sobre Sociedades a pagar o, en su caso, el derecho a la devolución del exceso de pagos a cuenta.
  3. Se deben haber formulado las Cuentas Anuales para que puedan ser incluidas, con éxito, dentro de plazo, en el fichero que se envíe al Registro Mercantil.
  4. Se deben tener todas las actas de la Junta, y en su caso, las del Consejo de Administración, correspondientes al 2017, debidamente firmadas por todos los asistentes.

Es cierto que hasta ahora, el Registro Mercantil no ha impuesto sanciones por presentaciones fuera de plazo de las Cuentas Anuales, si bien están previstas en la norma.

Quedamos a vuestra disposición para resolver cualquier cuestión o comentario sobre el particular, podéis contactarme en mi correo m.lobon@augustaabogados.com y estaré encantado de contestaros cualquier duda.

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